Manejar un negocio es una tarea muy difícil por sí misma, y además de eso, si agregas la complejidad del reporte de impuestos cada año, será aún más difícil.

En este artículo, compartiré contigo 10 consejos fiscales para pequeñas empresas.

1. Separa las Finanzas Personales de las del Negocio

Lo primero que debes hacer al iniciar un pequeño negocio o empresa es crear una cuenta bancaria nueva. El IRS siempre está en la búsqueda de pequeñas empresas que no pagan impuestos. Si te auditan, una de las primeras cosas que hará es revisar tus cuentas profesionales y personales para buscar cualquier problema.

Una de las formas más simples de entrar en problemas de impuestos es tener gastos personales registrados como gastos comerciales. Mientras más prestes atención a tus registros de impuestos comerciales y personales, será menos probable que el IRS encuentre algo incorrecto en esos registros.

Tener cuentas bancarias separadas para las transacciones comerciales y personales, facilita el proceso en tiempo de impuestos. No solo tendrás registros limpios y precisos de los gastos que estás cancelando, sino que, además, las transacciones personales se mantendrán privadas.

2. Conoce el Vocabulario Financiero

Tú no necesitas un diccionario para esto, pero debes entender que el mundo de la Contabilidad y las empresas tiene su propia terminología especializada. Dedica tiempo a aprender estos términos, los cuales te ayudarán a comprender la posición financiera de tu negocio.

Aquí te muestro algunas frases comunes que podrías ver en tu Balance General:

• Ingresos: Es la cantidad de dinero ganado a través de las ventas de productos.

• Costo de los Bienes Vendidos (CBV): Es el costo de producir productos vendidos por tu negocio.
• Ganancia Bruta: Es el dinero que queda después de restar los CBV del ingreso total.
• Ganancia Neta: Son las ganancias que quedan después de deducir todos los gastos del ingreso total.

Digamos, por ejemplo, que tu producto cuesta $100. Para producirlo y venderlo por $150, tu beneficio bruto es de $50. Sin embargo, después de deducir tus gastos, tu ingreso neto puede ser tan pequeño como $10. Por eso, es fundamental entender tus ganancias brutas y netas para aumentar la rentabilidad y hacer crecer tu empresa.

3. Mantén Registros Precisos y Adecuados

Para que una pequeña empresa opere de manera eficiente y genere ingresos, la organización es vital. La buena planificación fiscal también requiere una organización efectiva. Mantener registros exhaustivos y precisos a lo largo del año garantizará que tu declaración de impuestos sea correcta. Con un registro inadecuado, podrías estar dejando las deducciones en la mesa o, peor aún, podrías estar en riesgo de una auditoría.

Mantén un registro diario de tus gastos. Los registros detallados hacen que tu declaración de impuestos sea mucho más fácil de preparar, además de que son una manera fácil de ver claramente todos tus gastos legítimos del negocio.

Mantener registros precisos de las operaciones financieras de tu empresa será invaluable para ayudarte a organizar las declaraciones requeridas para preparar tu declaración de impuestos. Tus registros deben confirmar los gastos, ingresos y créditos, declarados en tu declaración de impuestos. Debe ser capaz de proporcionar evidencia que demuestre cualquier entrada, deducciones y declaraciones en tu declaración de impuestos. Tus registros también deben estar disponibles para su inspección si la solicitud es realizada por el IRS. Echa un vistazo al sitio web del IRS para una lista recomendada de la documentación que debes conservar para tu empresa o pequeño negocio.

Además de mantener tus declaraciones de impuestos presentadas previamente, también debes tener los siguientes registros:

• Registros bancarios
• Recibos de tarjetas de crédito.
• Registrar cintas
• Cheques cancelados
• Facturas
• Recibos de negocios para servicios de suscripción y membresías.
• Recibos de Caja Chica
• Cuentas de tarjetas de crédito empresarial
• Tarifas de servicios profesionales

Puedes guardar tus documentos de copia impresa de forma electrónica utilizando aplicaciones de almacenamiento de espacio, como Dropbox. Mantener registros de las transacciones comerciales debe ser un hábito que practiques a lo largo del año.

Si manejas tu negocio desde tu casa, es posible que tengas derecho a las deducciones de la oficina en el hogar en los gastos, tales como tus facturas de servicios públicos y tu hipoteca. A pesar de que los estadounidenses pagan la mitad de sus facturas en línea, aún debes mantener las declaraciones de facturas de servicios públicos en un sistema de presentación ordenado. Cuando uses transporte personal con fines comerciales, guarda los registros de viajes relacionados con el trabajo, costos de combustible, reparaciones, etc.

4. Saber qué gastos comerciales son deducibles

Muchos propietarios de negocios no son conscientes de la cantidad de deducciones de impuestos para pequeñas empresas que existen, y que es importante que sepan. Una de las formas más simples de reducir tu factura de impuestos sobre la renta es garantizar que reclames todas las deducciones fiscales disponibles para tu pequeña empresa.

Normalmente, las empresas siempre están buscando formas de minimizar sus obligaciones fiscales aprovechando todas las deducciones comerciales que son permitidas por las agencias gubernamentales. Asegúrate de conocer todos los gastos deducibles que sean directamente atribuibles a la operación de tu negocio y no te olvides de incluirlos cuando declares.

Cuanto menor sea tu rentabilidad (o ganancias), menor será el impuesto que tengas que pagar al final del año. Una forma de reducir notablemente la ganancia es reclamar artículos (items) relacionados con el negocio como gastos.

Según el IRS, las empresas pueden cancelar cualquier gasto que cumpla con estos criterios:

1- Ordinario: Uno que es comúnmente utilizado por otras empresas en tu industria (es decir, otros negocios minoristas).

2- Necesario: Uno que es útil o te ayuda en el crecimiento de la empresa o negocio.

Estos son ALGUNOS (no todos) de los gastos deducibles de impuestos:

• Inventario
• Marketing
• Nómina
• Utilidades (es decir, electricidad, calefacción, etc.)
• Arrendamiento comercial
• Servicios contables y legales
• Seguro
• Gastos de envío y entrega
• Empaquetado al por menor
• Deducción de la oficina en casa
• Equipo de oficina

5. Contrata a un Contador

Dirigir una pequeña empresa a menudo significa que, para ahorrar dinero, debes hacer muchas de las tareas que conlleva correr un negocio por tu cuenta. Sin embargo, siempre es mejor dejar ciertas tareas a los profesionales, especialmente la contabilidad. Si bien existen hoy día varias herramientas de software de Contabilidad en el mercado que puedes aprovechar para manejar tus propios libros, siempre es mejor tener un contador profesional a tu lado que pueda garantizar que todo sea preciso y brindarte un sólido asesoramiento financiero para tu negocio.

Contratar a un contador puede ser un gasto adicional para tu negocio, pero definitivamente es un gasto que valdrá la pena a largo plazo. El contador adecuado podrá brindarle a tu empresa el apoyo financiero que necesitas para garantizar el éxito, además de ayudarte a evitar el riesgo de multas y otros problemas al presentar declaraciones de impuestos y registros financieros.

Con un contador, tú vas a…

AHORRAR TIEMPO

El tiempo es tu mejor activo como propietario de un negocio, y con tantas cosas que hacer, querrás asegurarte de que estás ahorrando tanto tiempo como sea posible para que puedas tener la libertad de continuar con las tareas comerciales importantes y hacer crecer tu negocio.

Manejar la Contabilidad tú mismo significa que serás el único responsable de muchas tareas administrativas que pueden consumir mucho tiempo y dificultar tu capacidad para hacer otras cosas relacionadas a la empresa. Desde aprender a usar un nuevo programa de software de Contabilidad para mantener registros, hacer tu propia Contabilidad realmente puede consumir tu tiempo y dejarte luchando para que todo se haga, así que contrata a un contador para que lo haga por ti.

AHORRAR DINERO

Muchos dueños de negocios piensan que contratar a un contador es solo otro gasto adicional para su negocio, pero si bien esto puede ser cierto a corto plazo, a largo plazo, puede ahorrarte mucho dinero. Trabajar con un contador profesional y experimentado significa que reducirás el riesgo de cometer errores costosos cuando se trata de registros fiscales y financieros. Tu contador podrá brindarte buenos consejos al tomar cualquier decisión comercial, lo que te ayudará a ahorrar dinero y recopilar más información para orientarte en la dirección de tomar la decisión más rentable.

¡Un contador profesional te traerá paz!

6. Haz donaciones benéficas

Ya sea que estés donando dinero en efectivo a una organización local sin fines de lucro o apoyando una causa en tu comunidad, las pequeñas empresas pueden reducir su obligación tributaria haciendo contribuciones benéficas.

Hay límites sobre la cantidad de dinero que puedes donar durante el año fiscal:

• Las personas pueden donar y amortizar hasta el 100% de la renta imponible.
• Las corporaciones pueden donar y cancelar hasta el 25% de su renta imponible.

Este no es solo un consejo para ahorrar impuestos, es una forma de conectarte con tus clientes objetivo. Los consumidores tienen cuatro veces más probabilidades de comprar en una empresa con fuertes valores de marca. Apoyar causas locales es una excelente manera de hacerlo.

7. Tomar Mejores Decisiones de Negocios

Tomar una decisión de negocios significa que debes tener en cuenta las finanzas y cualquier decisión que estés tomando, ya sea agregar una nueva línea de productos, mudarte de local, contratar a un nuevo gerente o implementar una nueva estrategia en tu marketing, necesitarás pensar en cuánto va a costar y el retorno potencial de tu inversión. Consultar con tu contador antes de tomar una decisión comercial es crucial, ya que podrá brindar su opinión informada sobre qué hacer en base al estado financiero actual y futuro de tu negocio.

8. Tu Estructura Empresarial es Importante

Otro factor que determinará tus requisitos fiscales es la estructura de tu negocio. Decidir sobre una sociedad frente a una empresa de un solo dueño, también significa optar por ciertos requisitos fiscales.

Como propietario único, por ejemplo, tus obligaciones fiscales pueden incluir: impuesto sobre la renta, impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, impuesto estimado, impuestos especiales, impuestos del Seguro Social y Medicare y retención del impuesto sobre la renta e impuesto de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA). También se te pedirá que presentes declaraciones de información para pagos a personas que no son empleados y transacciones con otras personas, así como también que proporciones información sobre los impuestos del Seguro Social y Medicare y la retención de impuestos sobre la renta. Por otra parte, como entidad de sociedad, las obligaciones fiscales de los propietarios de negocios incluyen: declaración anual de ingresos, impuestos especiales e impuestos sobre el empleo. Si la sociedad se establece como socios individuales en una sociedad, las obligaciones tributarias son un poco diferentes.

Además de los dos mencionados anteriormente, tus opciones incluyen Corporación, Corporación S y LLC o sociedad de responsabilidad limitada. Incluso el mismo formulario que completas cuando presentas tus impuestos es diferente según la estructura de tu negocio. Por lo tanto, es importante que la estructura empresarial sea clara desde el principio.

9. Comienza a Conciliar tus Cuentas Bancarias

Revisa y compara tus estados de cuenta bancarios con tus registros comerciales. Revisa meticulosamente cada transacción de tu cuenta bancaria para asegurarte de que coincida con lo que está registrado en tu negocio. Necesitarás registros coherentes en todas tus cuentas. Si detectas errores, asegúrate de solucionarlos de inmediato.

La conciliación de tu cuenta bancaria sigue siendo importante, incluso cuando estás utilizando un tenedor de libros o un contador. Proporcionar a tu profesional de impuestos cuentas no conciliadas hará que la organización de tus cuentas sea más difícil y costosa. Espera que te cobren más si no concilias tus cuentas bancarias por adelantado.

10. Utiliza Software Automatizado

Un mantenimiento de registros cuidadoso es imprescindible para que tu empresa o pequeño negocio esté listo para la temporada de impuestos. El método que utilices para recopilar y dar un seguimiento a tus transacciones comerciales determinará lo difícil (o fácil) que será prepararte para la temporada de impuestos. El uso de sistemas manuales u hojas de cálculo puede generar confusión a la hora de conciliar tus cuentas.

Existen diferentes tipos de sistemas automatizados que debes usar para que tu pequeña empresa esté en la mejor posición para la temporada de impuestos. La automatización de tu sistema de inventario te ayuda a documentar todas las transacciones de inventario durante el año. Estos sistemas también brindan los datos necesarios para ayudarte a pronosticar mejor tus necesidades de inventario.

El IRS ha informado que el 33% de los empleadores cometen errores en la nómina, lo que cuesta miles de millones cada año. Es vital tener una forma confiable de registrar e informar sobre tu nómina cuando te preparas para la temporada de impuestos. El IRS impondrá una multa a tu negocio por impuestos de empleados incorrectos. Además, tus empleados también pueden presentar una demanda contra tu empresa si has cometido errores en relación con sus salarios y han recibido un pago incorrecto.

Usar métodos manuales para registrar la información requerida para tu declaración de impuestos es una estrategia arriesgada. Las sanciones por información incorrecta pueden tener un impacto grave y negativo en tu negocio. Independientemente del software automatizado que utilices, asegúrate de que tus sistemas comerciales estén integrados.

CONCLUSIÓN

Entre los diferentes puntos que vimos aquí, un consejo experto clave es que debes trabajar con tu contador durante todo el año, no solo cuando preparas tu declaración de impuestos. Tomar decisiones financieras sin consultar a un contador o asesor financiero puede ponerte en riesgo y costarte más dinero a largo plazo.

En este artículo aprendimos 10 consejos fiscales para pequeñas empresas. Con una planificación sabia y la implementación de estos consejos, tendrás mejores oportunidades de hacer crecer tu negocio y mantener una mayor parte de tu dinero trabajando para ti.